Outlook2010：予定表を共有する(完全ガイド）

共有方法(1) ナビゲーションウィンドウに共有予定表を作成する（グループスケジュール）

 ◆ 他のユーザーの予定表を開くには ◆

1. 予定表を表示し、【ホーム】タブ−「予定表を開く▼」−「共有の予定表を開く」をクリック(又はアドレス帳から）
   
   　

2. 「共有の予定表を開く」ダイアログで他ユーザーの名前を入力し、「OK」をクリック
   
   
   　

3. ナビゲーションウィンドウに共有の予定表が作成され、スケジュールが表示される
   

　

• 所有者からアクセス権を付与されている場合は予定の中身（内容）も確認できます。

• アクセス権の有無に関わらず、社内ユーザーであれば公開^※されている予定は塗りつぶした帯状 や「予定あり」「外出中」といった表記で見ることができる為、予定の有無が確認できます。（※公開とは、予定の公開方法を「予定あり」「外出中」「仮の予定」のいずれかに設定することです。）

• 適切なアクセス権が付与されていれば公開されていない予定も確認することができます。但し例外として「グループスケジュール表示」の場合は公開されていない予定は表示されません。（アクセス権を付与されていても）

• その他の共有予定表の開き方として、「ファイル」タブ−「開く」−「他のユーザーのフォルダー」で「フォルダーの種類」を「予定表」にし てユーザー名を入力する、ナビゲーションウィンドウで右クリックし「予定表の追加」からも開くことができます。（同様にナビゲーションウィンドウに共有予定表が追加されます。）

 ◆ 自分の予定を公開するには ◆

予定アイテムを開き、「公開方法▼」を「予定あり」「仮の予定」「外出中」のいづれかに設定します。 デフォルトでは「空き時間」に設定されている予定は公開されません。（但し所有者のOutlookの「オプション」−「予定表」−「グループスケジュール」−「グループスケジュールに空き時間として公開されている予定を表示する」にチェックが入っている場合は、「空き時間」も公開（予定ありと表示）されます。）

 ◆ 閲覧ユーザーにアクセス権を付与するには ◆

1. ナビゲーションウィンドウにあるフォルダ一覧配下の「予定表」を右クリックし「プロパティ」
   
   
   
    ※予定表を開き、「ホーム」タブ−「予定表のアクセス権」からでも「プロパティ」が開きます。
         
   
   　

2. 「アクセス権」タブで「追加」をクリック。ユーザーを選択しアクセス権を選択（内容の閲覧を許可する場合は「参照者」権限が必要です。）して「OK」をクリック
   

　

• ナビゲーションウィンドウに表示される共有予定表では、アクセス権は「予定表」だけに設定すれば共有できます。（共有方法(2) メールボックス一覧の下に他ユーザーの予定表を追加するの場合はユーザーの最上位フォルダに「フォルダの表示」アクセス権が必要です。）
  　

• 「グループスケジュール表示」では「公開」されている予定のみが表示されます。たとえ所有者アクセス権を付与されているユーザーでも「公開」されていない予定は表示されません。しかしその他の表示（日、週、月、稼働日）ではアクセス権を付与されているユーザーはその権限に応じて公開していない予定も確認できます。アクセス権は十分考慮して付与しましょう。
  　

• メールボックスのアクセス権についての詳細は「Outlook：メールボックス アクセス権の種類と内容」を確認してください。

 ◆ 予定表グループの作成 ◆

　

予定表グループは、ナビゲーションウィンドウに追加した複数の共有予定表を1つのグループにしたものです。メンバー全員のスケジュールを一目で確認することができます。

　

≪作成法1≫  ナビゲーションウィンドウ内の複数の共有予定表を1つの予定表グループとして保存する

1. ナビげージョンウィンドウでグループに含めたい共有予定表に✓を入れる
   
   ※ ナビゲーションウィンドウに共有予定表を追加する方法は「他ユーザーの予定表を共有するには」を参照しましょう。
   
   　

2. 【ホーム】タブ−「予定表の管理」から「予定表グループ▼」をクリックし「新しい予定表グループとして保存」をクリック
   
   
   　

3. 新しい予定表グループの名前を入力し、「OK」をクリック
   
   
   　

4. 予定表グループがナビゲーションウィンドウに保存されました
   
   ※元の予定表はそのまま残るのでグループ作成後、不要な共有予定表がある場合は削除しましょう。

　

　

　

≪作成法2≫  空の予定表グループにメンバーを追加する

　

1. 予定表を開き、【ホーム】タブ−「予定表の管理」から「予定表グループ▼」をクリックし「新しい予定表グループの作成」をクリック
   
   
   　

2. 新しい予定表グループの名前を入力し、「OK」をクリック
   
   　

3. 予定表グループのメンバーとして追加したいユーザーを選択し、「OK」をクリック
   
   
   　

4. ナビゲーションウィンドウに予定表グループが作成され、メンバーのスケジュールが一覧表示されました
   
   グループ名のチェックをON/OFFするだけでそのグループ内のメンバーの予定を一目で確認することができます。

 ◆ 予定表グループへのメンバーの追加と削除 ◆

　

≪予定表の追加≫

1. ナビゲーションウィンドウ上で予定表グループ名を右クリックし「予定表の追加」−「共有の予定表を開く」をクリック
   （又は「アドレス帳から」をクリック）
   
   　

2. 「共有の予定表を開く」ダイアログで他ユーザーの名前を入力し「OK」をクリック
   
   　

3. 予定表グループに新しいメンバーが追加されました
   

　

※補足≫ その他の追加方法として、予定表をドラッグする方法もあります。

↑ 追加したい予定表を予定表グループ内にドラッグ

　

　

≪予定表の削除≫

　

• ナビゲーションウィンドウにあるメンバー（予定表）を右クリックし、「予定表の削除」をクリックします。
  
  　

 ◆ 予定表グループの削除 ◆

• ナビゲーションウィンドウにある予定表グループ名で右クリックし、「グループの削除」をクリックします
  

　

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共有方法(2) メールボックス一覧の下に他ユーザーの予定表を追加する

自分のメールボックス一覧の下に他ユーザーの予定表を追加する共有方法です。

　

≪この共有方法の特徴≫ ◎ 常に自分のメールボックスと同じように一覧で表示される為、アクセスが簡単である。 ◎ メールボックス内のどのフォルダでも共有が可能。（既定の予定表以外でも共有できる） ◎上司−秘書間などでメールボックス内の様々な情報を共有する状況に適している。 ◎ アクセス権を付与されているユーザーしか共有できない。

　

　

　

 ◆ 閲覧ユーザーにアクセス権を付与するには（所有者の操作）◆

 ◆ 自分のメールボックス配下に他ユーザーの予定表を追加する（閲覧ユーザーの操作）◆

　

1. 【ファイル】タブ−「アカウント設定▼」−「アカウント設定」をクリック
   
   
   
   　

2. アカウントを選択し、「変更」をクリック
   
   
   　

3. 「詳細設定」をクリック
   
   
   　

4. 【詳細設定】タブ−「追加」をクリックし、予定表の所有者を入力
   
   
   　

5. 全てのダイアログを「OK」で閉じる
   　

6. ナビゲーションウィンドウにある自分のメールボックス一覧の配下に設定したユーザーの名前が追加され、展開すると共有フォルダが表示される。
   
   　

この設定をしておくと、Outlook起動中は常に他ユーザーの予定表に簡単にアクセスできます。 （既定以外の予定表や連絡先、受信トレイなどの共有も可能です。）